Google Workspace vs Microsoft 365 徹底比較 – 中小企業はどちらを選ぶべきか?

「うちはどっちを選べばいい?」迷っているあなたへ

会社のメールをクラウド化したい。 テレワークでファイル共有を便利にしたい。 でも、Google Workspace? Microsoft 365? どっち?

この悩み、多くの中小企業経営者が抱えています。

実は、中小企業の70%以上がクラウドメールを導入済みです。

もし、まだ導入していなければ、大きく遅れています。

そして、クラウドメールの選択肢は、事実上2つしかありません:

1. Google Workspace(旧:G Suite)

2. Microsoft 365(旧:Office 365)

「どちらも同じようなものでしょ?」 「安い方でいいんじゃない?」

いいえ、まったく違います。

選び方を間違えると:

• 使いこなせず、結局元に戻す

• 社員から不満が出る

• 移行に余計な時間とコストがかかる

今回は、Google WorkspaceとMicrosoft 365の違い、メリット・デメリット、料金比較、どんな会社にどちらが向いているか、移行の流れ、そしてベーシックシステムのサポート内容まで、すべてお伝えします。

衝撃のデータ:クラウドメール未導入企業は採用でも不利

データ1:中小企業の73%がクラウドメール導入済み

総務省の調査によると、従業員100人以下の企業の73%がクラウドサービスを利用しています。

その中でも最も導入率が高いのが「メール・グループウェア」です。

つまり、クラウドメール未導入 = 少数派です。

データ2:テレワーク実施企業の95%がクラウドメール利用

テレワークを実施している企業のうち、95%がクラウドメールを利用しています。

理由は明確:

• どこからでもアクセスできる

• ファイル共有が簡単

• 同時編集が可能

• セキュリティが高い

クラウドメールなしでは、テレワークは成立しません。

データ3:求職者の80%が「クラウドツール利用」を重視

特に若い世代の求職者は、会社のIT環境を重視します。

「Gmailが使えない?」 「Excelファイルをメール添付でやりとり?」

それだけで、応募を避けられる時代です。

基本比較表 – 一目でわかる違い

項目	Google Workspace	Microsoft 365
主要ツール	Gmail、Googleドライブ、スプレッドシート、ドキュメント、Meet	Outlook、OneDrive、Excel、Word、PowerPoint、Teams
料金(1人/月)	680円〜2,040円	750円〜2,750円
ストレージ	30GB〜無制限	1TB〜無制限
使いやすさ	★★★★★	★★★☆☆
Officeとの互換性	△(変換必要)	◎(完全互換)
カスタマイズ性	△(シンプル)	◎(高い)
モバイル対応	◎	◎
サポート	メール・チャット	メール・チャット・電話
導入の容易さ	★★★★★	★★★☆☆

Google Workspaceのメリット・デメリット

メリット1:シンプルで使いやすい

Google Workspaceの最大の特徴は、シンプルさです。

• 直感的なUI(ユーザーインターフェース)

• 迷わない操作性

• 学習コストが低い

「パソコンが苦手」な社員でも、すぐに使えます。

メリット2:Gmailの使い勝手の良さ

Gmailは、世界で最も使われているメールサービスです。

特徴:

• 強力な検索機能

• 自動分類(メイン・ソーシャル・プロモーション)

• スパムフィルター精度が高い

• ラベル機能で整理しやすい

プライベートでGmailを使っている人が多いので、違和感なく使えます。

メリット3:Googleドライブの共有機能

Googleドライブは、共有が圧倒的に簡単です。

例:

1. ファイルを右クリック

2. 「共有」をクリック

3. 相手のメールアドレスを入力

4. 完了(3秒)

権限設定も簡単:

• 閲覧のみ

• コメント可

• 編集可

メリット4:スプレッドシート・ドキュメントの共同編集

Googleスプレッドシート、Googleドキュメントは、リアルタイム共同編集が強力です。

できること:

• 複数人が同時に編集

• リアルタイムで反映

• 誰がどこを編集しているか見える

• 変更履歴が自動保存

• 以前のバージョンに戻せる

「最新版はどれ?」問題が解消します。

メリット5:料金が明確でわかりやすい

Google Workspaceの料金プランは、シンプルで明確です。

個人向けプラン:

• Business Starter:680円/月

• Business Standard:1,360円/月

• Business Plus:2,040円/月

わかりやすいので、予算が立てやすいです。

デメリット1:Excelの高度な機能は使えない

Googleスプレッドシートは、Excelの基本機能はカバーしていますが、高度な機能は使えません。

使えない機能:

• マクロ(VBA)

• 複雑なピボットテーブル

• 高度な関数の一部

• アドイン

Excelのマクロを多用している会社は要注意。

デメリット2:Officeファイルの互換性に注意

Google WorkspaceでExcel・Word・PowerPointファイルを開くと、変換が必要です。

問題:

• レイアウトが崩れることがある

• マクロが動かない

• フォントが変わる

取引先とOfficeファイルをやりとりする頻度が高い場合は注意。

デメリット3:既存のWindowsサーバーとの連携が弱い

社内にWindowsサーバーがある場合、Google Workspaceとの連携はやや複雑です。

Active Directory(AD)との連携には、追加設定が必要です。

Microsoft 365のメリット・デメリット

メリット1:Excel、Word、PowerPointが使える

Microsoft 365の最大の強みは、本物のOfficeアプリが使えることです。

使えるアプリ:

• Excel

• Word

• PowerPoint

• Outlook

• Access(一部プラン)

• Publisher(一部プラン)

「使い慣れたOffice」がそのまま使えます。

メリット2:既存のOfficeファイルとの完全互換性

Microsoft 365は、当然ながらOfficeファイルとの互換性が完璧です。

• レイアウト崩れなし

• マクロも動く

• フォントもそのまま

取引先とのファイルやりとりが多い会社に最適。

メリット3:Windowsサーバーとの連携

社内にWindowsサーバー、Active Directoryがある場合、Microsoft 365との連携がスムーズです。

• ユーザー管理の一元化

• シングルサインオン(SSO)

• セキュリティポリシーの統合

既存のWindows環境を活かせます。

メリット4:Teams(ビデオ会議)が強力

Microsoft Teamsは、ビジネス向けビデオ会議ツールとして強力です。

できること:

• ビデオ会議

• チャット

• ファイル共有

• プロジェクト管理

• 外部ツール連携

Google Meetよりも機能が豊富です。

デメリット1:プランが複雑でわかりにくい

Microsoft 365の料金プランは、複雑です。

• Microsoft 365 Business Basic

• Microsoft 365 Business Standard

• Microsoft 365 Business Premium

• Microsoft 365 Apps for business

「どれを選べばいいの?」と迷います。

デメリット2:機能が多すぎて使いこなせない

Microsoft 365は、機能が多すぎるのも難点です。

結果:

• 使わない機能が多い

• 社員が混乱する

• 学習コストが高い

「高機能 = 使いやすい」ではありません。

デメリット3:やや高額

Microsoft 365は、Google Workspaceよりもやや高額です。

料金比較(1人あたり/月):

• Google Workspace Business Starter:680円

• Microsoft 365 Business Basic:750円

差額は小さいですが、従業員が多いと積み重なります。

こんな会社にはGoogle Workspace

パターン1:シンプルさを重視

「複雑な機能はいらない」 「シンプルで使いやすい方がいい」

→ Google Workspace

パターン2:Excelの高度な機能は不要

「マクロは使わない」 「基本的な表計算だけできればいい」

→ Google Workspace

パターン3:スマホ・タブレット活用が多い

「外出先からアクセスすることが多い」 「スマホでも快適に使いたい」

→ Google Workspace (モバイルアプリの使い勝手が良い)

パターン4:コストを抑えたい

「できるだけ安く導入したい」

→ Google Workspace (料金が明確で安い)

パターン5:スタートアップ・IT企業

「社員がITに詳しい」 「クラウドファースト」 「柔軟性重視」

→ Google Workspace

業種例:

• IT企業

• Webマーケティング会社

• デザイン事務所

• コンサルティング会社

• 小売業

こんな会社にはMicrosoft 365

パターン1:Excelのマクロを多用

「Excelのマクロが業務に不可欠」 「VBAで自動化している」

→ Microsoft 365

パターン2:Officeファイルとの完全互換性が必須

「取引先とExcel・Wordファイルを頻繁にやりとり」 「レイアウト崩れが許されない」

→ Microsoft 365

パターン3:Windowsサーバー環境がある

「社内にActive Directoryがある」 「既存のWindows環境を活かしたい」

→ Microsoft 365

パターン4:大企業との取引が多い

「取引先の多くがMicrosoft 365」 「Office形式でのやりとりが標準」

→ Microsoft 365

パターン5:製造業・建設業

「Excelで工程管理」 「CADソフトとOfficeの連携」 「現場でのタブレット利用」

→ Microsoft 365

業種例:

• 製造業

• 建設業

• 不動産業

• 会計事務所

• 法律事務所

料金比較(詳細版)

Google Workspace

Business Starter

料金:680円/月/ユーザー

• Gmail(独自ドメイン)

• Googleドライブ:30GB/ユーザー

• Meet(ビデオ会議):100人まで

• ドキュメント、スプレッドシート、スライド

向いている: 小規模事業者、基本機能のみ

Business Standard

料金:1,360円/月/ユーザー

• Gmail(独自ドメイン)

• Googleドライブ:2TB/ユーザー

• Meet(ビデオ会議):150人まで、録画可能

• 共有ドライブ

向いている: 中規模企業、ファイル共有が多い

Business Plus

料金:2,040円/月/ユーザー

• Gmail(独自ドメイン)

• Googleドライブ:5TB/ユーザー

• Meet(ビデオ会議):500人まで

• セキュリティ機能強化

向いている: セキュリティ重視、大人数のビデオ会議

Microsoft 365

Business Basic

料金:750円/月/ユーザー

• Outlook(独自ドメイン)

• OneDrive:1TB/ユーザー

• Teams

• Web版のOfficeアプリ(Excel、Word、PowerPoint)

注意:デスクトップ版Officeは含まれない

向いている: Web版Officeで十分、基本機能のみ

Business Standard

料金:1,560円/月/ユーザー

• Outlook(独自ドメイン)

• OneDrive:1TB/ユーザー

• Teams

• デスクトップ版Officeアプリ(Excel、Word、PowerPoint)

向いている: デスクトップ版Officeが必要、標準的な使い方

Business Premium

料金:2,750円/月/ユーザー

• Business Standardの全機能

• 高度なセキュリティ機能

• デバイス管理

向いている: セキュリティ重視、デバイス管理必要

年間コスト比較(10名の場合)

プラン	Google Workspace	Microsoft 365
基本プラン	8.2万円/年(680円×10人×12ヶ月)	9万円/年(750円×10人×12ヶ月)
標準プラン	16.3万円/年(1,360円×10人×12ヶ月)	18.7万円/年(1,560円×10人×12ヶ月)
上位プラン	24.5万円/年(2,040円×10人×12ヶ月)	33万円/年(2,750円×10人×12ヶ月)

Google Workspaceの方が年間2〜8万円安い

移行の流れと注意点

移行の7ステップ

STEP 1:現行メールのバックアップ(重要!)

やること:

• 全メールのバックアップ

• 連絡先のエクスポート

• カレンダーのエクスポート

所要時間:1〜2日

STEP 2:ドメイン認証

やること:

• DNSレコードの追加

• ドメイン所有権の確認

所要時間:1日(DNS反映待ち)

STEP 3:ユーザーアカウント作成

やること:

• 全社員分のアカウント作成

• メールアドレス設定

• 初期パスワード設定

所要時間:1〜2時間

STEP 4:メールデータ移行

やること:

• 既存メールの移行

• 連絡先の移行

• カレンダーの移行

所要時間:1〜3日(データ量による)

STEP 5:DNS切り替え(メールサーバー変更)

やること:

• MXレコードの変更

• SPF、DKIM、DMARC設定

所要時間:1日(DNS反映待ち)

注意:この間、メール送受信に影響が出る可能性

STEP 6:社員向け説明・研修

やること:

• ログイン方法の説明

• 基本操作の研修

• 質問対応

所要時間:2〜4時間

STEP 7:運用開始・サポート

やること:

• 問題発生時の対応

• 追加設定

• 定着支援

所要期間:1〜2週間

よくあるトラブルと対策

トラブル1:DNS切り替え時のメール途絶

原因: MXレコードの切り替え中、メール送受信が不安定になる。

対策:

• 金曜夜〜土曜に実施

• 事前に社員・取引先に通知

• 一時的な転送設定

トラブル2:古いメールが見つからない

原因: 移行時にメールの一部が漏れた。

対策:

• 移行前に念入りにバックアップ

• 移行後、数週間は旧メールも残す

• 移行ツールの選定が重要

トラブル3:社員が使い方がわからない

原因: 研修が不十分、マニュアルがない。

対策:

• 丁寧な研修実施

• 操作マニュアル作成

• 質問窓口の設置

費用比較(導入費用込み)

Google Workspace導入パッケージ

内容:

• 現行メールバックアップ

• ドメイン認証

• アカウント作成(20名まで)

• メールデータ移行

• DNS設定

• 社員向け研修(2時間)

• 操作マニュアル提供

• 2週間のサポート

料金:38万円

IT導入補助金活用後:実質約13万円

Microsoft 365導入パッケージ

内容:

• 現行メールバックアップ

• ドメイン認証

• アカウント作成(20名まで)

• メールデータ移行

• DNS設定

• デスクトップ版Office設定

• 社員向け研修(3時間)

• 操作マニュアル提供

• 2週間のサポート

料金:48万円

IT導入補助金活用後:実質約16万円

年間ランニングコスト(10名)

Google Workspace Business Standard

• 月額:13,600円(1,360円×10名)

• 年額:16.3万円

Microsoft 365 Business Standard

• 月額:15,600円(1,560円×10名)

• 年額:18.7万円

3年間の総コスト(導入費用+ランニング)

Google Workspace

• 導入費用:38万円(補助金後13万円)

• 3年間のランニング:49万円

• 合計:62万円(補助金活用)

Microsoft 365

• 導入費用:48万円(補助金後16万円)

• 3年間のランニング:56万円

• 合計:72万円(補助金活用)

差額:10万円(3年間)

ベーシックシステムの導入支援サービス

私たちベーシックシステムは、Google WorkspaceとMicrosoft 365の導入をトータルサポートします。

サポート内容:

✅ 無料相談・比較診断

• 現状ヒアリング

• どちらが向いているか診断

• 概算見積もり

✅ 導入前の準備

• 現行メールのバックアップ

• ドメイン認証

• アカウント設計

✅ データ移行

• メール移行(過去5年分推奨)

• 連絡先移行

• カレンダー移行

• ドライブデータ移行

✅ 設定・構築

• DNS設定(MX、SPF、DKIM、DMARC)

• セキュリティ設定

• グループ・組織設定

• モバイルデバイス設定

✅ 社員向け研修

• 基本操作研修(2〜4時間)

• 操作マニュアル提供

• Q&A対応

✅ 運用サポート

• 導入後2週間の無料サポート

• トラブル対応

• 追加設定

✅ IT導入補助金申請サポート

• 補助金対象か確認

• 申請書類作成支援

• 実績報告まで一貫サポート

  
  

今すぐやるべき3つのチェック

チェック1:現在のメール環境を確認

□ 社内サーバーのメール

□ レンタルサーバーのメール

□ プロバイダーのメール

□ すでにクラウドメール

□ バラバラ(人によって違う)

バラバラの場合、今すぐ統一を!

チェック2:Excelの使用状況を確認

□ マクロ(VBA)を多用している

□ 複雑なピボットテーブルを使用

□ 基本的な表計算のみ

□ ほとんど使わない

マクロ多用 → Microsoft 365基本的な使用のみ → Google Workspace

チェック3:予算を確認

• 導入費用:38〜48万円

• 月額ランニング:1,360〜1,560円/人

• IT導入補助金活用:実質1/3

今年度の予算で対応可能か確認を!

よくある質問

Q1: 途中で乗り換えることはできますか?

A: 可能ですが、再度データ移行が必要で、手間とコストがかかります。最初の選択が重要です。

Q2: 両方を併用することはできますか?

A: 技術的には可能ですが、管理が煩雑になるのでお勧めしません。どちらか一方に統一すべきです。

Q3: 既存のメールアドレスは変わりますか?

A: いいえ、同じメールアドレス(独自ドメイン)を使い続けられます。

Q4: 導入期間はどれくらいですか?

A: 通常2〜4週間です。データ量や社員数により変動します。

Q5: 社員が慣れるまでどれくらいかかりますか?

A: Google Workspaceは1週間程度、Microsoft 365は2〜4週間程度が目安です。研修とサポートがあれば、スムーズに移行できます。

Q6: セキュリティは大丈夫ですか?

A: どちらも非常に高いセキュリティレベルです。むしろ、社内サーバーよりも安全です。

Q7: 解約したらデータはどうなりますか?

A: 解約前にデータをエクスポート(ダウンロード)できます。ただし、解約後一定期間でデータは削除されるので、事前のバックアップが必須です。

まとめ:あなたの会社に合った選択を

• Google Workspace:シンプル、安い、モバイル、基本機能

• Microsoft 365:高機能、Office互換、Windows連携、製造業

• 中小企業の73%がクラウドメール導入済み

• 導入費用38〜48万円、IT導入補助金で実質1/3

• 選び方を間違えると、後で乗り換えが大変

• 最初の選択が重要

「どっちでもいいや」

そう思って決めると、必ず後悔します。

自社の業務内容、社員のITスキル、予算、将来の拡張性

これらを総合的に判断して、選びましょう。

迷ったら、まず無料相談を。

私たちベーシックシステムが、あなたの会社に最適な選択をサポートします。

▼ Google Workspace / Microsoft 365 導入の相談をしたい方へ

「うちはどっちが合ってる?」「今のメールから移行できる?」「費用はどれくらい?」

まずは無料相談から。どちらが向いているか診断、概算見積もりを無料で提供します。

株式会社ベーシックシステム東京23区の中小企業のDXを、親身にサポートします。

📞 0120-566-666(平日 9:00〜18:00)