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ショートカットキーで業務効率化する完全ガイド
- 5月28日
- 読了時間: 5分
この記事でわかること
ショートカットキーとは何か、なぜ中小企業の業務効率化に直結するのか
今日から使える基本ショートカットキー一覧（Windows・Mac対応）
Excel・Wordで使える業務効率化ショートカット
テレワークで役立つブラウザ・メールのショートカット
社内にショートカットキーを浸透させる具体的な方法
「マウス操作が多くて、作業に時間がかかっている気がする」「若手社員はサクサク作業しているのに、自分だけ遅い」——そう感じたことはありませんか。
実は、その差の多くはショートカットキーを使っているかどうかにあります。1回のマウス操作で1〜2秒かかる作業も、ショートカットキーなら0.5秒以下で完了します。1日に100回操作すれば、それだけで数分〜十数分の差が生まれます。社員数が増えるほど、この差は積み重なって大きなコストになります。
ショートカットキーとは何か・なぜ中小企業に必要か
ショートカットキーとは、キーボードのキーを組み合わせて押すことで、マウス操作をせずにパソコンの機能を実行できる操作方法のことです。「Ctrl」「Shift」「Alt」などのキーと他のキーを同時に押すのが基本パターンです。
ショートカットキーとは
たとえば「コピー」という操作は、通常であれば「右クリック→メニューを表示→コピーを選択」という3ステップが必要です。ショートカットキーの「Ctrl+C」を使えば、この操作が1ステップで完了します。
中小企業がショートカットキーを学ぶべき理由
総務省の調査でも、中小企業の業務効率化における課題として「属人化した作業スピードの差」が挙げられています。特に、IT専任担当者がいない会社では、社員ごとの操作スキルの差が業務スピードに直結しやすい傾向があります。
ベーシックシステムでは、これまで100社以上の中小企業のITサポートを行ってきましたが、ショートカットキーの研修を実施した企業では、日常的なパソコン作業の時間が2〜3割短縮されたという声を多くいただいています。
今日から使える基本ショートカットキー一覧
まずは、Windows・Macどちらでも使える基本操作を覚えましょう。
操作 | Windows | Mac |
コピー | Ctrl+C | Command+C |
貼り付け | Ctrl+V | Command+V |
切り取り | Ctrl+X | Command+X |
元に戻す | Ctrl+Z | Command+Z |
全選択 | Ctrl+A | Command+A |
上書き保存 | Ctrl+S | Command+S |
検索 | Ctrl+F | Command+F |
ウィンドウ切り替え | Alt+Tab | Command+Tab |
コピー・貼り付け・元に戻す
この4つ（コピー・貼り付け・切り取り・元に戻す）は、最も使用頻度が高い操作です。まずはこの4つだけを完璧に覚えるだけでも、日々の作業スピードが大きく変わります。
ウィンドウ操作・検索
複数のウィンドウを開いて作業することが多い方は、「Alt+Tab（Windows）」「Command+Tab（Mac）」でのウィンドウ切り替えも必須です。マウスでタスクバーを探す必要がなくなります。
Excel・Wordで使える業務効率化ショートカット
日常業務で使用頻度の高いExcel・Wordには、それぞれに特化したショートカットキーがあります。
Excelで使う頻出ショートカット
セルの合計を自動計算：Alt+Shift+=
現在の日付を入力：Ctrl+;（セミコロン）
行・列の挿入：Ctrl+Shift+「+」
セルの書式設定を開く：Ctrl+1
特に「Ctrl+1」でのセルの書式設定は、経理・総務業務で頻繁に使う操作なので覚えておくと便利です。
Wordで使う頻出ショートカット
太字にする：Ctrl+B
中央揃え：Ctrl+E
フォントサイズを大きく：Ctrl+Shift+>
段落の書式をクリア：Ctrl+Q
なお、Google WorkspaceのスプレッドシートやドキュメントでもExcel・Wordと似たショートカットキーが多く使われていますが、一部異なる操作もあります。自社がGoogle WorkspaceとMicrosoft 365のどちらを使うべきか迷っている場合は、Google Workspace vs Microsoft 365 徹底比較も参考にしてください。
ブラウザ・メールで使えるショートカット
テレワークが普及した今、ブラウザやメールソフトのショートカットキーも業務効率化に直結します。
Chrome/Edgeのショートカット
新しいタブを開く：Ctrl+T
タブを閉じる：Ctrl+W
タブを切り替える：Ctrl+Tab
ページ内検索：Ctrl+F
Gmail/Outlookのショートカット
新規メール作成：C（Gmail）／Ctrl+N（Outlook）
返信：R
メールを検索：/（Gmail）／Ctrl+E（Outlook）
テレワーク実施企業では、メール対応の時間が業務時間の3割以上を占めるというデータもあります。メールのショートカットキーを覚えるだけで、この時間を大きく短縮できます。
社内にショートカットキーを浸透させる方法
ショートカットキーは、覚えている人だけが使っていても会社全体の効率化にはつながりません。社内全体に浸透させる仕組みが必要です。
導入事例
従業員20名の製造業のお客様では、社内研修でショートカットキーの基本操作を全社員に周知したところ、日報作成やデータ入力業務の時間が平均で1日あたり15分短縮されたという実績があります。月20営業日で計算すると、1人あたり月5時間の削減効果です。
研修・マニュアル化のポイント
全社員が使う操作（コピー・貼り付け・保存・検索）から優先的に周知する
部署ごとに使用頻度の高いショートカットキーを一覧化したマニュアルを作成する
新入社員の入社時研修に組み込み、属人化を防ぐ
定期的に「今週のショートカットキー」として1つずつ紹介し、定着を図る
このように、段階的に周知することで、パソコンが苦手な社員でも無理なく習慣化できます。
よくある質問
Q1. ショートカットキーは覚えるのが大変そうですが、どこから始めればいいですか？A. まずは「コピー・貼り付け・元に戻す・保存」の4つだけで十分です。この4つだけでも作業スピードは大きく変わります。
Q2. WindowsとMacが社内に混在している場合、どう教育すればいいですか？A. 基本操作は「Ctrl」と「Command」を入れ替えるだけで対応できるものが多いため、共通のマニュアルに両方の操作を並記するのがおすすめです。
Q3. ショートカットキーの研修は自社だけでもできますか？A. 可能ですが、部署ごとの業務内容に合わせた最適なショートカットキーを選定するには、ITサポートの専門知識があるとより効果的です。
Q4. ショートカットキー以外にも業務効率化の方法はありますか？A. はい。業務フローそのものをデジタル化するkintone導入なども有効です。詳しくはkintone導入で業務効率化を進める方法をご覧ください。
株式会社ベーシックシステムでは、従業員10〜50名規模の中小企業のIT活用・DX推進を専門にサポートしています。「何から始めればいいかわからない」という段階からお気軽にご相談ください。
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