会議の議事録作成、90分かかっていた作業が5分になった話

議事録作成90分が5分へ——TeamsとAIを組み合わせた運用術

「会議の議事録、誰が書くの？」という問いが、多くの職場で頭を悩ませ続けています。当社でも、議事録作成の工数が原因で、一部の会議は議事録なしで運用されている状態が続いていました。

課題：議事録に奪われていた時間と、決定事項の曖昧化

60分の会議に対して、録画を見返しながら人手で文字起こし・整形・清書を行うと、90〜120分の工数が発生していました。マネージャー向けの会議はそもそも議事録を作る余裕がなく、決定事項の後追い確認が難しい状況が常態化していました。

取り組み：文字起こし機能＋定型プロンプトで全自動化

Teams会議の文字起こし機能（リアルタイム書き起こし）を活用し、会議終了直後にトランスクリプトをdocx形式でダウンロード。そのテキストをAIに投入し、以下の3セクション構成で議事録を自動生成する運用に切り替えました。

1. 会議情報（日時・参加者・議題）

2. 決定事項

3. 議論の要約

プロンプトは定型化しているため、担当者が変わっても同じクオリティで出力できます。

結果：90%以上の削減と、会議文化の変化

• 議事録作成時間：90〜120分 → 5〜10分（90%以上削減）

• 月1回の全体会議のみ対象にしても、年間約20時間の削減

• 週次会議にも適用した場合、年間80〜100時間の削減試算

• 議事録がなかったマネージャー会議も記録ありの運用に移行、決定事項の見える化を実現

ポイントまとめ

文字起こしデータは、AIにとって最も扱いやすい入力形式のひとつです。録音した音声をそのまま渡すのではなく、Teamsなどのツールが生成するテキストデータを活用することで、精度と速度が大きく向上します。議事録テンプレートを固定することも、品質安定の鍵です。

当社では、会議効率化を含むAI業務適用支援を行っています。お気軽にご相談ください。